Risposta n. 3

Il bilancio d'esercizio è un documento formale che deve essere approvato seguendo la procedura stabilita dal Codice civile rispettando particolari adempimenti. All'approvazione sono inoltre collegati adempimenti fiscali (presentazione dichiarazione dei redditi) e adempimenti civilistici in tema di pubblicità verso i terzi (deposito del bilancio). 
Se ciò non avviene può determinare un ritardo nell'inserimento, altresì dato anche da tempi tecnici per la digitalizzazione e archiviazione del Bilancio 

Redazione del progetto di bilancio da parte degli amministratori
Gli amministratori, ai sensi dell'articolo 2423 del Codice civile, devono redigere il bilancio, accompagnato dalla relazione sulla gestione, e sottoporlo all'approvazione dell'assemblea dei soci.

Consegna del progetto di bilancio al collegio sindacale
Se esistente il Collegio Sindacale, gli amministratori devono consegnare all’organo di controllo, ai sensi dell'articolo 2429 del Codice civile, almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea che deve approvarlo, copia del bilancio e della relazione sulla gestione affinché i sindaci provvedano a effettuare gli opportuni controlli e redigano la relazione del collegio sindacale.

Deposito del bilancio presso la sede sociale.
Ai sensi dell'articolo 2429 gli amministratori devono depositare copia del bilancio e di tutti gli allegati presso la sede sociale affinché i soci possano prenderne visione. Il bilancio con i relativi allegati deve restare depositato presso la sede sociale a disposizione dei soci nei quindici giorni che precedono l’assemblea che deve approvare il bilancio.

Convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio.
Gli amministratori devono convocare l'assemblea entro quattro mesi dalla chiusura dell'esercizio per l'approvazione del bilancio (quindi entro il 30 aprile). Qualora sia previsto dallo statuto l’assemblea può anche essere convocata entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio (30 giugno) se ricorrano particolari esigenze.
Se gli amministratori decidono di utilizzare il termine dei sei mesi devono comunque approvare una formale delibera, entro il termine dei quattro mesi, che giustifichi l'utilizzo del maggior termine specificando le "particolari esigenze". Si sottolinea che, per la giurisprudenza, lo slittamento a sei mesi non deve essere un comportamento continuativo nel tempo.
La convocazione dell'assemblea deve avvenire:
- per le Srl, a mezzo raccomandata almeno 8 giorni prima dell'assemblea;
- per le Spa, mediante pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale almeno 15 giorni prima dell'assemblea.
L'avviso di convocazione deve contenere il giorno, il luogo, l'ora, gli argomenti all'ordine del giorno e la seconda convocazione se ritenuta necessaria.
   
Deposito del bilancio
Ai sensi dell'articolo 2435 del Codice civile il bilancio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, e gli allegati (relazione sulla gestione e relazione del collegio sindacale) devono essere depositati presso il registro delle imprese entro 30 giorni dall’approvazione da parte dell’assemblea dei soci . Entro lo stesso termine la società deve depositare l’elenco dei soci.
Il deposito del bilancio e dell'elenco soci può' avvenire anche mediante lettera raccomandata; per il rispetto del termine fa fede la data di spedizione della raccomandata.